POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA  EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA  EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA LICEO LOS ANGELES S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante I.E. LICEO LOS ANGELES).

La I.E. LICEO LOS ANGELES, existente y debidamente constituida conforme con las leyes de la República de Colombia, con NIT. 900.013.039-8, domiciliada en la Kr 6 F este No. 31 A – 05 barrio San Mateo del Municipio de Soacha – Cundinamarca, teléfono: 5797261 – Fax: 7320234 – correo electrónico: directivas@liceolosangeles.org

DEFINICIONES

·         Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

·         Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

·         Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

·         Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·         Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)

·         Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

·         Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

·         Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

·         Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

·         Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·         Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

·         Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Atendiendo lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la I.E. LICEO LOS ANGELES ha preparado el siguiente listado de políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos. 

 Este documento busca socializar y difundir dichas políticas entre todos los miembros de nuestra comunidad, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con las actividades educativas, sociales, lúdicas y culturales desarrolladas por la I.E. LICEO LOS ANGELES. 

Las políticas aquí previstas serán aplicables a los estudiantes, padres de familia, conferencistas,  funcionarios, empleados, directivas, socios  y demás personas naturales que estén involucradas o lleguen a involucrarse con la I.E. LICEO LOS ANGELES, de cualquier manera.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

A las personas que sean dueñas o titulares de los datos personales que nos han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos:

A.    Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitud enviada al  responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

Las evaluaciones de rendimiento, los trabajos académicos, los informes de resultados, los boletines de notas y demás datos que utilice la I.E. LICEO LOS ANGELES para registrar el desempeño de los estudiantes no podrán ser modificados y/o alterados, salvo en aquellos casos en que el titular de la información compruebe que dicha información fue mal archivada o procesada con errores. 

B.    Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

C.    Ser informado por el responsable y/o el encargado del tratamiento, previa solicitud escrita, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.

D.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por la I.E. LICEO LOS ANGELES a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

E.    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en las bases de datos de la I.E. LICEO LOS ANGELES, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

Bajo ninguna circunstancia se eliminará o suprimirá la información relacionada con evaluaciones de rendimiento, trabajos académicos, informes de resultados, boletines de notas y demás datos que utilice la I.E. LICEO LOS ANGELES para registrar el desempeño de los estudiantes.

F.    Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y de los cuales sea el titular exclusivo.

 

PROCEDIMIENTOS

Con respecto a la recolección de datos e información, la I.E. LICEO LOS ANGELES, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la institución. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor son: 

Los datos de los padres de familia y de los estudiantes, se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una relación pedagógica, convivencial o en caso de emergencia de salud del estudiante.

La firma del Contrato de Matrícula por parte de los padres de familia y/o del estudiante, indica la aceptación de estas políticas, términos y condiciones, y ratifica su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian.

Los datos de profesores, directivas, funcionarios y empleados de la I.E. LICEO LOS ANGELES, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección y son necesarios para crear el archivo de cada empleado.

Los datos de los conferencistas y los asistentes a las charlas, capacitaciones y/o conferencias, estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación  abierta. 

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

En lo que respecta a los estudiantes, una vez se concluye el proceso de matrícula, de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar toda la información personal, académica y convivencial, de igual manera esta información queda registrada físicamente en carpeta de cada estudiante, en el libro de matrícula, libro de calificaciones y observador del estudiante.

El acceso a dicha carpeta y libro está limitado a aquellas personas que participan directamente en el proceso educativo y pedagógico del alumno (director de grupo, profesores de área, orientadora y directivas de la I.E. LICEO LOS ANGELES).  

En lo que respecta a los datos de profesores, docentes, directivas docentes, funcionarios y empleados de la I.E. LICEO LOS ANGELES, una vez se concluye el proceso de vinculación, de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar la información personal y en carpeta física se archiva los documentos de información personal, laboral y  médica de cada empleado.

 USO DE LA INFORMACIÓN

Las diferentes áreas de la I.E. LICEO LOS ANGELES pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la institución.

Las directivas y los docentes tendrán información de los estudiantes y de sus familias con el fin de manejar la relación pedagógica, aplicar el PEI y el Manual de Convivencia, realizar campañas de servicio y atender todo lo relacionado con las obligaciones educativas.

CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La I.E. LICEO LOS ANGELES utilizará la información relacionada con sus estudiantes y sus familias, únicamente con los fines establecidos en la ley y dentro del territorio Colombiano.

En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de la I.E. LICEO LOS ANGELES.

La I.E. LICEO LOS ANGELES garantiza que el manejo de la información se efectúa y se ejecutará bajo los altos niveles de seguridad y confidencialidad. En el caso de que autoridades judiciales soliciten esta información a la I.E. LICEO LOS ANGELES, estará obligada a compartir la misma de acuerdo con la legislación colombiana.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LOS DATOS

Dado el carácter revocable de la autorización, los titulares de la información podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe ser dirigida así: 

Al correo electrónico: directivas@liceolosangeles.org, siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos, de lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. 5797261, fax: 7320234, en el cual le solicitaran datos de control respectivo.

Bajo ninguna circunstancia se eliminará o suprimirá la información relacionada con evaluaciones de rendimiento, trabajos académicos, informes de resultados, boletines de notas y demás datos que utilice la I.E. LICEO LOS ANGELES para registrar el desempeño de los estudiantes. 

Mientras esta revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el titular de la información permanece vigente.

 

FINES PARA LOS CUALES LA I.E. LICEO LOS ANGELES RECOLECTA DATOS PERSONALES 

·         La información de los estudiantes y de sus familias que han sido recolectados en las bases de datos de la I.E. LICEO LOS ANGELES, tiene como finalidad:

 Llevar a cabo el proceso pedagógico y demás objetivos contenidos en el Proyecto Educativo Institucional.

Cumplir el Manual de Convivencia de la I.E. LICEO LOS ANGELES. 

Informar de manera oportuna a los estudiantes sobre las actividades del Colegio, así como sobre los beneficios a los que pueden acceder, mediante las diferentes actividades y programas desplegados por las diferentes áreas de la Institución.

Recaudar información financiera de las familias de los estudiantes para aquellos casos en los que el Colegio tenga que realizar cobros judiciales o extrajudiciales.

Atender Preguntas Quejas y Reclamos.

Suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.

Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas pedagógicas y servicios especiales.

 

·         Los datos recolectados a proveedores, asesores y consultores tienen como finalidad:

 

Comparación de ofertas, contacto, estudios de mercado, facturación, despacho y recepción, entrega de mercancía, evaluación de experiencia comercial, pagos, análisis financieros, revisión de políticas de comercio justo y cobros judiciales.

·         Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad:

Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral.

Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Con respecto a esta información el Colegio se compromete a:

a.     Informarle al titular de la información el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos.

b.    El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estás versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños, niñas y adolescentes.

c.     Los derechos que se le asistan como titular.

d.    La identificación, la dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento, el cual se compromete a conservar prueba de su cumplimiento y a entregar copia al titular cuando este lo necesite.

MODIFICACION Y/O ACTUALIZACION DE LA POLITICA DE PROTECCION DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACION

Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de tratamiento de datos personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una forma efectiva que garantice su conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar la nueva política.

VIGENCIA DE LAS POLITICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 Las presentes políticas rigen a partir del 1° de agosto de 2016.

 

Información de contacto del responsable del tratamiento de datos personales:

Nombre: Gloria Bernal Rincón  Cargo:   Representante Legal

Carrera 6F Este 31 A – 05 San Mateo, Soacha, Cundinamarca, Colombia.

Teléfono:  5797261 fax: 7320234  E-mail:   directivas@liceolosangeles.org